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Animation de conférence ou de réunion : comment éviter les ratés en habitant pleinement son rôle

Delphine nous fait part d’une expérience récente :

«J’ai eu à animer une conférence réunissant un public professionnel exigeant autour de 5 experts. Cette conférence, d’une durée de 1 heure 30, devait se terminer par une séance de questions-réponses de 15 minutes. Il y avait une audience de 200 personnes environ.

J’ai soigneusement préparé cette intervention avec les experts, individuellement avec chacun d’entre eux et lors d’une séance où ils étaient tous réunis. C’est pourquoi, lors de la conférence, tout s’est mis facilement « sur les rails » et les interactions directes entre les 5 intervenants sont rapidement devenues fluides et fréquentes.

Mon animation devenant de moins en moins nécessaire, j’écoutais le débat quand, levant les yeux vers l’horloge, je m’aperçus qu’il était grand temps de passer à la phase des questions-réponses avec la salle. J’annonçai donc que le moment était venu de donner la parole au public et, m’apercevant que la personne devant faire circuler le micro était absente, je m’en chargeai moi- même.

Au bout de plusieurs minutes et de quelques questions, l’un des experts me fit remarquer en souriant qu’en fait, il restait encore 20 bonnes minutes de conférence au moment où j’avais annoncé la séance de questions. Je regardai à nouveau l’horloge : il avait absolument raison !

Avec la complicité bienveillante de « mes » experts, cet incident est passé presque inaperçu et la conférence a été un réel succès. Mais je m’interroge sur ce qui m’est arrivé !»

 Delphine a sans doute été victime d’un syndrome assez classique : ne pas avoir clairement identifié son rôle dans la conférence !

Elle fait elle-même partie de ceux qu’on nomme « des experts » et intervient fréquemment dans des colloques professionnels. Elle maîtrise son sujet, elle a l’habitude de parler en public et elle y prend plaisir.

Cette fois, en tant qu’animatrice du groupe d’experts, elle devait, non pas intervenir directement elle-même, mais faciliter les échanges, aider à ce que l’ensemble du sujet soit traité, mettre en valeur les différentes expertises de chacun des intervenants et veiller à ce qu’aucun d’entre eux ne reste dans l’ombre. Et, effectivement, puisque la conférence a très vite trouvé son propre rythme, elle a parfaitement accompli cette partie de sa mission.

Cette partie seulement, car sa mission consistait aussi à veiller à ce que tous les éléments constitutifs de la conférence paraissent aussi fluides et transparents que possible pour son public.

Or, Delphine, focalisée sur le premier objectif et voyant qu’il était atteint, a oublié le second aspect de sa mission ! Elle s’est alors retrouvée, presque naturellement, simple spectatrice de ses intervenants, appréciant la qualité des échanges, tout comme le reste du public…

L’horloge l’a soudain rappelée à la réalité : une séance de questions était prévue et c’était à elle d’en donner le signal ! Ce qu’elle a fait immédiatement, sans réaliser que le timing n’était pas celui qui était prévu. Ayant perdu la maîtrise du déroulement de la conférence, elle a alors réagi de façon automatique. Même l’absence de la personne chargée du micro ne l’a pas alertée sur son erreur, ce qui prouve à quel point nous pouvons être absents de notre rôle (tout en étant physiquement présents) !

 L’expérience de Delphine nous montre l’importance de prendre conscience de tous les aspects du rôle que nous allons tenir dans chaque situation spécifique afin de pouvoir être pleinement présents à ce que faisons ou disons . Ceci nous permettra de ne pas en oublier des composantes qui, bien que moins prioritaires à nos yeux, sont cependant essentielles pour la réussite de notre intervention, que ce soit lorsqu’on anime une table-ronde, une conférence ou même une réunion avec quelques participants.

Françoise Goullieux